مدیریت طرح - بخش دوم

می دونیم مدیریت طرح، مدیریت همزمان چند تا پروژه است با خصوصیات و شرایطی که اینجا گفتم. با توجه به تعریف پورتفولیو و مدیریت پورتفولیو اگه بخوایم ارتباط بین پورتفولیو و طرح رو نشون بدیم میشه شکل زیر:

تو شکل بالا بالاترین سطح پورتفولیو هست وطرح یا طرح ها زیر مجموعه اون قرار میگیرین.همونطور که میبینید هر کدوم هم اجزایی دارن. همونطور که پورتفولیو ها مرکب از عناصر و اجزا هستن طرحها هم به همین ترتیب از عناصری که میبینید تشکیل شدن. مثل استراتژی، منافع، چرخه حیات، ذینفعان و حاکمیت سازمانی. در واقع وظیفه مدیر طرح تو این سطح اینه که بر اجزای طرح نظارت کنن و اینکه برای رسیدن به اهداف سازمان که در چارچوب استراتژی سازمانی تعریف شده نهایت تلاششون رو برای رسیدن به اونها و کسب منافع و البته رضایت ذینفعان داشته باشن. اینجا یه نکته هست و اون اینکه احتمالا میدونید پروژه ها اقلام قابل تحویل به وجود میارن در صورتی که تو طرح با "تحویل" منافع وظرفیتهایی که یه سازمان میتونه با استفاده از اونها خودشو ارتقا بده و به اهدافش برسه، سر و کار داریم. طبیعتا ارزشی که این دومی داره بالاتر از اولیه.

مثل پروژه ها که چرخه حیات دارن، تو اینجا هم با چرخه حیات "طرح" سر و کار داریم. چرخه حیات طرح سه عنصر یا جزء کلی داره: تعریف، تحویل و خاتمه یا بخوایم بهتر بگیم: تعریف طرح، تعریف منافع طرح و خاتمه طرح:

هدف از تعریف طرح، تعریف با جزئیات دقیق اهداف استراتژیکی هست که تو طرح به اونها اشاره شده، (شکل اول رو ببینید) و اینکه تعریف "پیامدهای مورد انتظار" از ایجاد طرح، چه نتایجی از اون حاصل میشه و با توجه به این مسائل تلاش برای تایید طرح هست. بالاخره برای ایجاد یه طرح و مدیریت طرح سازمانی و تعریف پروژه هایی که قراره زیر نظر اون اداره بشن باید توجیه کافی وجود داشته باشه تا مدیریت ارشد سازمان برای ایجاد یه همچین چیزی ترغیب بشه. بعد از اون با تحویل منافع طرح سر و کار داریم. "برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل و تحویل منافع" بخشهای اصلی این مرحله هستن. یعنی اینجا دیگه طرح اجرا میشه و اگه به منافعی که برای اون در نظر گرفته بودیم برسیم به مرحله خاتمه طرح میرسیم. تو مرحله خاتمه اگه منافعی که برای طرح در نظر گرفته بودیم، طبعا طرح به پایان میرسه. مثلا اگه چهار تا پروژه زیر نظر یه طرح قرار گرفته بودن و همشون تموم شده بودن و تحویل مشتری یا کارفرما دادیم اینحا طرح تموم میشه. تو این مرحله ذخیره کردن و فهرست کردن همه مستندات مربوط به طرح که ممکنه در طرحهای آینده از اونها استفاده بشه و مستند کردن اونچه بهش "درسهای آموخته شده" میگیم خیلی مهمه. اینکه مثلا کجاها اشتباه کردیم و کجاها کار درست رو انجام دادیم ... .اینجوری میشه نقاط ضعف و قوت سازمان رو شناسایی کرد تا اگه خواستیم طرح دیگه ای رو پیاده سازی کنیم بتونیم از اونها استفاده کنیم.  

برچسب‌ها: طرح, مدیریت طرح, چرخه حیات طرح, Program Management, Program Management Life Cycle کاربرد Append Query در اکسس...