مدیریت پورتفولیو - بخش 3 - ابزارها و معیارها

تو دو بخش قبلی در مورد ماهیت مدیریت پورتفولیو و ارتباط اون با مدیریت طرح و پروژه و مدیران ارشد سازمان گفتم. برای مدیریت پورتفولیو چارچوبها و مدلهای زیادی تعریف شده که یکی از اونا مدل استاندارد مدیریت پورتفولیوه. برای اینکه امکان بررسی تک تک این مدلها وجود نداره و فایده ای هم نمی بینم که همه اونها بخواد بررسی بشه به مدل مدیریت پورتفولیو PMI بسنده می کنم. اینکه تو این استاندارد چه فرایندها، حوزه های دانش و گروه های فرآیندی داره و اینکه تو دو تا ویرایش آخر چه تغییراتی کرده رو دفعه پیش توضیح دادم. فعلا با توجه به ویرایش دوم ( می تونید اون رو از اینجا دانلود کنید) می خوام در مورد ابزارها و معیارهایی که برای ارزیابی پروژه ها استفاده میشه بگم.

قبلش بگم برای اینکه این فرآیندها رو جمع آوری کنید نیازه که اطلاعات مربوط به اجزاء پورتفولیو سازمان رو داشته باشین. منظورم اینه که اطلاعات مورد نیاز پروژه ها رو باید جمع آوری کنین و این جمع آوری هم با استفاده از نرم افزارهای مختلفی ممکنه انجام بشه که البته بیشترش اکسل هست. بیشتر اطلاعاتی که از پروژه ها جمع آوری میشه به صورت جداول اکسلی هست ولی لزوما همه اونها ممکنه اینطوری نباشن. اکسس،ورد و پی دی اف هم ممکنه استفاده بشه.

 تو بخش برنامه زمانبندی هم پریماورا (P6 EPPM)و پراجکت (پراجکت سرور) البته اگه بخواین همه این برنامه های زمانبندی پروژه ها رو داشته باشین تازه به شرطی که تو همه پروژه ها از یه نوع نرم افزار استفاده بشه که بعید می دونم اینطور باشه مگه اینکه سازمان کوچیک باشه وگرنه هر کدوم ممکنه از یه نوع از اینا استفاده کنن یا حتی از نرم افزارهای دیگه. فکر می کنم این اطلاعات رو هم به صورت اکسلی جمع کنید بهتره.

خودم ترجیح میدم اطلاعاتی رو که مربوط به من میشه رو به صورت اکسل آماده کنم. بعد از جمع آوری اونها لازمه با معیارهایی این اطلاعات ارزیابی بشه. معیارهایی که از نظر استاندارد مدیریت پورتفولیو مورد توجه هستند به طور کلی این موارد هستند که در ابتدای استاندارد به اونها اشاره شده:

• aggregate measures of strategic goal achievement
• financial contribution
• asset maintenance and development
• enduser satisfaction
• stakeholder satisfaction
• risk profile
• resource capability

و به صورت مفصل تر و دسته بندی شده در انتهای استاندارد به اونا اشاره شده و به این صورت دسته بندی شده:

از این معیارها تعدادی از اونها مثل معیارهای مالی کمی و یه تعدادی مثل معیارهای کسب و کار کیفی هستند.  معیارهای مالی خیلی مهم هستند و همونطور که میبینید تعدادی از اونها تو جدول آورده شده برای اینکه بیستر با اونها و نحوه محاسبشون آشنا بشین اینجا و اینجا رو کلیک کنید.

این توضیحات در مورد مفهوم و نحوه محاسبه شاخصهای مالی مهم از نظر این استانداره و البته خیلی از مدلهای دیگه. کسایی که رشته تحصیلیشون مهندسی صنایع یا مدیریت صنعتی باشه با یه تعداد از اونها آشنا هستن. کسایی که اطلاعات اجزاء پورتفولیو رو جمع آوری میکنن معمولا دنبال این موارد هستن:

مشخصات کلی پروژه(کارفرما، شماره پیمان، مبلغ پیمان، مدت قرارداد و...)،صورت وضعیت ماهیانه/ سالیانه پروژه، تعدیل صورت وضعیتها (ماهیانه/سالیانه)، WBS و CBS پروژه، میزان پیشرفت پروژه (واقعی - برنامه ای) (تجمعی / بازه های زمانی)،لیست فعالیتهای باقیمانده پروژه، توقفها و تاخیرات پروژه، هزینه های پروژه (بازه های زمانی)، تفکیک هزینه ها، بدهی های پروژه، سرمایه گذاری سازمان در پروژه، مشخصات پرسنل، لیست حقوق و دستمزد کارکنان، لیست و مشخصات پیمانکاران، بدهیهای پروژه به پیمانکاران، لیست اموال و داراییهای پروژه، لیست ماشین آلات پروژه، وضعیت ماشین آلات پروژه( فعال، غیر فعال و...) و ... و یه سری اطلاعات هم در مورد رضایت و عدم رضایت کارفرما از پروژه، مدیریت و تیم پروژه و تمایل به ادامه فعالیت و .... به غیر از این موارد دیگه ای هم هستن و اینا رو فقط برای آشنایی با اطلاعاتی نوشتم که از طرف پروژه برای مدیریت پورتفولیوی سازمان مهمه.

سعی می کنم در آینده درباره تکنیکهای مقایسه پروژه ها و ابزارهای مورد نیاز مطلب بنویسم.

برچسب‌ها: مدیریت پورتفولیو, معیارهای مدیریت پورتفولیو, Portfolio Management, Criteria کاربرد Append Query در اکسس...