چه اطلاعاتی رو باید تو گزارش هفتگی گذاشت؟

گزارش, هفتگی, یکی از گزارش,هایی هست که تقریبا تو اکثر پروژه ها معمول و مرسومه. البته در صورتی که جزء مواردی باشه که تو قرارداد اومده باشه خب تهیه اش لازم میشه و دیگه اختیاری نیست. در اینصورت ممکنه مواردی که لازمه تو گزارش, هفتگی, بذارین تو قرارداد پروژه هم به صورت دستورالعمل هم اومده باشه اونوقت دست وبالتون برای اینکه بخواین گزارش, رو اونجوری که میخواین تهیه کنین بسته است.

به هرحال چه آزادی عمل برای تهیه گزارش, هفتگی, داشته باشین یا نه این مواردی که خوبه تو گزارش, هفتگی,تون بیارین رو میگم:

اول اینکه کل صفحات گزارش باید, سربرگ داشته باشه و تو این سربرگ حتما علاوه بر نام پروژه و نوع گزارش و لوگوی پیمانکار- مشاور و کارفرما و ... باید, بازه زمانی گزارش، شماره و تعداد صفحات گزارش و از اون مهمتر شماره مدرک یا Document Number رو هم بذارین. به غیر از این تو همون کاور، میتوننی عکسی از کل پروژه بذارین.

بعد از این خود گزارش بهتره این موارد رو داشته باشه:

وضعیت پیشرفت تجمعی هفتگی, پروژه: یعنی اینکه مقدار پیشرفت تجمعی پروژه رو به صورت هفته به هفته نشون بدین. به صورت نمودار باشه بهتره. اگه تعداد هفته هاتون زیاد بود( مثلا پروژه 2 ساله است خب معلومه که حدود 104 هفته رو باید, تو گزارش نشون بدین و عملا تهیه همچین نموداری مثلا تو اکسل تو یه صفحه خیلی امکانپذیر نیست) مجبور نیستین کل بازه زمانی رو نشون بدین مثلا میتونین نمودار هفته به هفته فقط 6 ماه رو بذارین. قراره تو این نمودار روند پیشرفت فیزیکی واقعی پروژه را با برنامه مقایسه کنین. اینم یادتون باشه حتما دو تا نمودار خوش بینانه(زودترین زمانها) و بدبینانه (دیرترین زمانها) رو هم بذارین و فقط به مقایسه نمودار واقعی با خوشبینانه اکتفا نکنین چون میدونیم تو اغلب پروژه ها نمودار پیشرفت واقعی پایین تر از پیشرفت برنامه ای خوش بینانه (زودترین) زمانهاست و اینجور مدام نشون میدین که از برنامه عقبین.

در کنار اینها برنامه کاری هفته آینده رو هم بذارین که معلوم باشه قراره چه فعالیتهایی رو تو هفته آینده انجام بدین.

بعد از این در حد مثلا یه صفحه گزارش تحلیلی از وضعیت پیشرفت پروژه بذارین. این گزارش اگه گزارش ارزش حاصله(Earned Value) باشه خیلی بهتره. چون تو این گزارش میتونین با استفاده از شاخصها و معیارهای PMBOK وضعیت پیشرفت پروژه رو (حداقل از دو بعد زمان و هزینه) تحلیل کنین. در کنار اینها علل و عوامل تاخیرات رو بنویسین.

بعد از اینها در مورد فعالیتها اجرایی انجام شده و مواد و مصالح ورودی به پروژه در طول هفته گذشته اطلاعاتی, بذارین.

بعد هم یه صفحه در مورد وضعیت نیروی انسانی و ماشین آلات مطلب بذارین. تو این صفحه اگه تونستین فقط به ذکر آمار نیروی انسانی اکتفا نکنین بلکه میتونین نیروی انسانی رو به 2 یا 3 دسته (مثلا مستقیم و غیر مستقیم) تقسیم کنین، از یه سری شاخصها و معیارهای نیروی انسانی استفاده کنین که با نمودار باشه خیلی بهتره. در مورد ماشین آلات هم همینطور. مثلا محاسبه راندمان ماشین آلات در طول هفته خیلی بهتر از صرف نشون دادن اطلاعات تعداد ماشین آلات و تجهیزاته که هیچ کمکی به خواننده این اطلاعات نمیکنه.

بعد از این میتونین در مورد فعالیتهای واحدهایی مثل HSE هم در طول هفته با توجه به اهمیت اینجور مسایل اطلاعات بذارین اطلاعات این قسمت هم فقط منحصر به وضعیت ایمنی نباشه بلکه حتی الامکان شامل سلامتی و محیط زیست و اقدامات انجام شده تو این بخش هم باشه.

یه صفحه یا دوصفحه هم مربوط به عکسهای پروژه باشه که اگه با شماتیک همراه باشه خیلی بهتره و کمک بهتری میکنه تا اینکه فقط یه سری عکس از جبهه های کاری باشه.

اگه تو پروژه EPC کار میکنین یادتون باشه گزارش پیشرفتتون فقط منحصر به فعالیتهای اجرایی نیست و لازمه که حتما در مورد فعالیتهای بخش طراحی و مهندسی و تدارکات که در طول هفته گذشته انجام دادین و کارهایی که قراره تو هفته یا هفته های بعد تو این زمینه انجام بدین هم باید, گزارشی تهیه کنین.