استفاده از گزارش داشبورد در سازمانها

گزارش های داشبورد علیرغم اینکه چند سالی هست از کاربرد و نحوه ایجاد اون در سازمانها میگذره و چندیم نرم افزار مثل اکسل، PowerBI و QlikView هستن که با اونها میشه گزارش های مدیریتی و داشبورد خوبی ساخت ولی هنوز تو خیلی از سازمانها جا نیفتادن.

گزارش های داشبورد گزارش های مدیریتی هستن که در سریعترین زمان ممکن بیشترین و بهترین حجم اطلاعات رو به صورت تصویری در اختیار مدیران سازمانها به ویژه مدیران پروژه و تصمیم گیرندگان میذارن اونهم در فضایی کم، ولی خب هنوزم خیلی از مدیران ترجیح میدن یه گزارش طولانی و مفصل و با کلی توضیحات بخونن تا متوجه قضیه بشن که خیلی عجیبه. (بعضیا شونم که اصلا خبر ندارن یه همچین گزارش هایی هست)

گزارش داشبورد نکات مثبتی داره:

مثلا تو این نوع گزارش ها معمولا شاخص های کلیدی عملکرد هست. با استفاده از این شاخص های کلیدی عملکرد ( که همه میدونید تو سازمانهای پروژه محور منظور بیشتر همون شاخصهای EV و ES هستن) تمرکز بیشتری روی نقاط ضعف و قوت سازمان میره و عیب یابی بهتر و سریعتری انجام میشه. یا اینکه همونطور که گفتم چون این گزارش ها بیشترشون تصویری هستن و تو اونها از شکل و نمودارهای مختلف استفاده میشه خیلی زودتر از اعداد ارقام و توضیحات وضعیت فعلی سازمان رو مشخص میکنن. خلاصه زود میشه فهمید چه خبره.

مورد دیگه اینکه اگه تو این نوع گزارش ها فقط بررسی وضعیت فعلی سازمان نباشه و روند پیشرفت از ابتدا تا حالا (مثل پیشرفت های برنامه ای و فیزیکی) تو این گزارش ها در نظر گرفته بشه خیلی تو تصمیم گیری کمک میکنه. مثال خیلی ساده اش اینه که یه موقع هست مثلا پیشرفت فیزیکی این دوره از برنامه ای جلوتره ولی وقتی تو یه بازه زمانی از ابتدای پروژه بخواین اونو در نظر بگیرین و نمودار تجمعیش رو رسم کنید با یه منحنی با شیب خیلی کم روبرو هستین که فقط تو این دوره یه مقدار وضعیتش بهتر شده.

نوع نمودارهایی هم که میتونه تو موارد بالا به بهتر شدن گزارش کمک کنه مهمه ولی تعیین کننده نیست. در ضمن به نظرم هم نمیشه یه ساختار 100% برای همه نوع سازمانی (به خصوص پروژه محورها) برای تهیه گزارش های داشبورد در نظر گرفت. بالاخره هر پروژه ای منحصر به فرده و خصوصیات خودشو داره ولی با یه کم تمرین میشه بهترین نوع نحوه نمایش اطلاعات و داده ها رو پیدا کرد و تو این گزارش ها از اونها استفاده کرد.