برنامه ریزی مجدد یا تهیه برنامه زمانبندی برای فعالیتهای اجرایی باقیمانده

یکی از خوانندگان وبلاگ ایمیلی به من زد درباره اینکه کارفرمای پروژه به دلیل اینکه اختلاف بین درصد پیشرفت برنامه ای و واقعی زیاد شده درخواست بازنگری و replan  کردن برنامه رو داره.

تو پروژه های ایرانی بیشتر مواقع وضعیت به همین صورت هست و شما به عنوان کارشناس یا مسئول برنامه ریزی و کنترل پروژه به دلیل اینکه فاصله بین پیشرفت واقعی و برنامه ای خیلی زیاد و در واقع غیر قابل جبران میشه ناچار میشین در برنامه بازنگری کنین. علیرغم اینکه قبلا گفتم برنامه ریزی پروژه باید با صرف وقت و اطلاعات کافی انجام بشه و اگه اینطور باشه این بخشهای اجرایی و پشتیبانی پروژه است که باید مطابق برنامه زمانبندی فعالیتهای پروژه رو انجام بدن نه اینکه برنامه ریزی خودش رو با اونها تطابق بده ولی به هر صورت چون در دنیای واقعی این اتفاق نمیفته مجبور میشین برنامه ریزی مجدد رو انجام بدین.

در پاسخ به اون ایمیل هم من پیشنهاداتم رو نوشتم:

چند راه برای اینکار وجود دارد :

یک. از برنامه به روز شده یه بیس لاین بگیرین (و بعد این برنامه رو آپدیت کنین) و قاعدتا باید عدد هر رو پیشرفت یکسان باشد. توجه داشته باشین که در تنظیمات Earned Value از گزینه  :  Admin Preferences-  Admin(در صورتی که تو P6 اینکار رو می کنید) در باکس Earned Value Calculation، گزینه At Completion values with current dates انتخاب شده باشد.

دومی اینه که برنامه ریزی رو برای فقط کارهای باقیمانده انجام بدین. یعنی فعالیتهایی که مقداری پیشرفت واقعی داشتن رو زمانشون رو کم کنید و فعالیتهایی که تکمیل شده اند رو حذف کنید. و برای اینکه تاریخ پایان مطابق با قرارداد باشه باید این برنامه باقیمانده رو فشرده کنید.

 سومی اینه که فعالیتهایی که درصد پیشرفت واقعی خوردن رو به دو قسمت تقسیم کنید. قسمت اول رو درصد پیشرفت واقعیش و تاریخهای شروع و پایان واقعی اونها رو تکمیل کنید. یعنی برای قسمت اول درصد واقعی رو 100% بزنید و تاریخهای شروع و پایان واقعی اونها رو هم وارد کنید. قسمت دوم فعالیت رو رو به صورت FS به قسمت اول لینک کنید که تاریخ شروع این قسمت به پایان واقعی قسمت اول وصل بشه. و طبیعتا درصدی برای قسمت دوم نذارین. بعد هم تنظیماتی که تو راه حل اول برای EV گفتم رو هم باید اینجا اعمال کنید. توجه داشته باشین اینجا هم اگه تاریخ پایان برنامه از قرارداد بیشتر شد باید فعالیتها رو فشرده کنین. خاصیت این روش اینه که مقدار احیانا بودجه ای که به صورت ارزش وزنی برای فعالیتها در نظر گرفتین بر خلاف روش دوم تغییر نمی کنه.

به نظرم راه سوم بهتره ولی زمانبره. راه اول سریعتره اما من توصیه می کنم اگه روش اول نشدبه جای روش دوم از روش سوم استفاده کنید. اگه برنامه باقیمونده بنویسین اونوقت باید به همه مدام توضیح بدین این برنامه باقیمونست و مثلا اگه درصد پیشرفت تجمعی برنامه تا حالا 5% بوده و بخواین برنامه باقیمنده رو به روز کنین اون هفته های اول از 0.5 یا 1% شروع میشه و همه تعجب میکنن که تا حالا مقدار پیشرفت 5% بوده چه طور شده به 1% کاهش پیدا کرده و اینجاست باید توضیح بدین و معمولا هم متوجه نمیشن. ضمن اینکه Scope کار هم عملا کمتر از چیزی که تو قرارداد هست نشون داده میشه.

برچسب‌ها: برنامه ریزی و کنترل پروژه, برنامه ریزی مجدد, replan کاربرد Append Query در اکسس...